Gérer son temps, nos conseils pour un planning mieux organisé

Le temps de la réflexion est une économie de temps

Structurellement, on ne peux pas changer ou modifier le temps, il n’est pas extensible ! Mais cela signifie t’il que l’on ne peut rien faire ? Découvrez ainsi nos conseils pour mieux gérer son temps !

Vous passez le plus clair de votre temps à courir à longueur de journées et n’avez pas forcément l’impression pour autant d’avancer. Savez-vous que le manque de temps est un élément précurseur dans la gestion du stress. Nous ne prenons plus le temps de faire quelque chose pour nous, notre « to-do list » est archi-pleine, nous sommes toujours pressé !
Il existe pourtant des solutions assez simples et faciles à mettre en place pour mieux gérer son temps, son planning et ainsi ne pas toujours avoir l’impression de courir après le temps, ou de se sentir constamment en retard !!!

L’organisation : le nerf de la guerre

En effet, le manque de temps que l’on éprouve au quotidien est souvent du au stress généré le plus souvent par cette mauvaise organisation que nous n’arrivons pas pour l’instant à mettre en place.

Les peurs sont souvent également assez nombreuses car l’on a l’impression de ne jamais assez en faire au quotidien pourtant le temps est bien réel mais celui-ci effectivement s’écoule vite lorsqu’il est très mal géré.

Il faut donc arriver à gérer correctement ce temps avec la mise en place d’une meilleure organisation et à mettre en place des habitudes et se défaire de certaines.

Être bien organisé et ordonné nous permettra de pleinement vous soulager vis à vis du stress et de toutes les données qui afflue dans notre cerveau à longueur de journée. Il faut donc penser à bien ranger et classer ses documents et ne pas se laisser submerger par la quantité d’informations reçues tout au long d’une journée complète. Vous pouvez commencer par des choses tout à fait simples, comme d’aller acheter au supermarché ou chez votre buraliste des pochettes ou encore des dossiers à couleurs qui vous permettront de mieux gérer et classer vos documents. Bien évidemment, si vous ne le faisiez pas jusqu’à aujourd’hui, vous risquez de perdre un temps énorme mais le jeu en vaut la chandelle.

Selon moi, pour être plus zen :

Mieux organiser –> Meilleure productivité –> Moins stressé

Si l’on est mieux organisé pour exécuter une tâche bien précise, inéluctablement nous mettrons moins de temps pour la terminer, nous serons plus productif. Donc si au lieu de mettre 4 heures pour faire quelque chose nous n’en mettons qu’1 heure, nous nous libérons du temps. Nous avons donc le temps pour se consacrer à d’autres tâches. Nous sommes moins stressés car nous ne courons plus après ce temps qui n’est pas illimité.

1- savoir dire non

Peut être qu’au bureau, vous êtes plutôt aimable et aimez rendre service à vos différents collègues tout en laissant un peu de côté vos propres tâches. Non et encore non, osez dire non et définissez vos priorités en trouvant bien-sûr les mots pour ne pas blesser vos collègues de travail mais ces derniers doivent comprendre que vous aussi avez beaucoup de travail et une organisation à tenir. J’ai écrit un article sur ce sujet que vous trouverez en cliquant ici : « savoir dire non »

Prenez garde également aux fauteurs de troubles qui peuvent perturber votre organisation. Il est important de bien définir ses priorités mais évidemment si vous vous sentez apte à intégrer une tâche supplémentaire d’un collègue dans votre planning, celle-ci ne doit pas retarder votre propre travail sinon osez dire non tout simplement, cela permettra de savoir mieux gérer son temps .

2- Une liste des choses à faire

Vous devez également apprendre à noter vos rendez-vous mais également toutes les informations que vous recevez dans la journée. Cette mauvaise manie de compter sur votre mémoire pourrait vous jouer des tours. Un cahier avec les taches à faire dans la journée pourra alors vous aider pour classer toutes les informations en fonction de leur importance. Placez également sur cette to-do-list les choses personnelles (peut être avec une couleur différente comme par exemple acheter des bananes au supermarché, aller chercher ma fille à la danse à 18H45…)

3- Je délègue ou je supprime

Il est également important pour gérer son temps de savoir gérer ses émotions au travail mais également d’apprendre à déléguer. Bien souvent, quand nous nous sentons impliqués dans notre travail, nous pensons à tort que nous sommes polyvalent, irremplaçable, nous voulons en faire toujours plus. Nous ne savons donc pas déléguer le travail et nous sommes même moins efficaces au final. Supprimer également les tâches qui vous semblent inutiles. Pour ce faire, écrivez une liste de toutes les tâches que vous faites et demandez-vous laquelle vous pouvez supprimer ?

4- Fixez vous des échéances

Rien de mieux que de se fixer un limite de temps pour accomplir quelques choses. Le simple fait de se dire, je vais boucler ce dossier dans la matinée vous permettra d’être totalement investi et concentré sur votre travail. On pense parfois que le stress est contre-productif mais si nous arrivons à le maîtriser (comme se mettre la pression pour terminer le dossier dans la matinée), ce dernier peut s’avérer fort utile pour atteindre ses objectifs.

5- Abandonner l’illusion de la perfection.

Fait est mieux que parfait ! Rien n’est totalement parfait, ne vous mettez pas la pression pour que votre dossier, votre email, votre présentation soit parfaite. Vous perdrez un temps fou dans les détails. Allez à l’essentiel, c’est ce qui importe le plus. La réalité c’est que rien n’est jamais parfait. Il est préférable de terminer la tâche, vous pourrez toujours y revenir dessus et l’améliorer plus tard.

6. Prenez des pauses.

Cela semble contre-intuitif, mais prendre des pauses régulièrement peut réellement vous aider à améliorer votre concentration. Certaines recherches ont démontré que la prise de pauses courtes pendant quand vous êtes sur un travail qui vous prend du temps vous aide à maintenir un niveau constant de performance. Travailler sur une tâche sans pauses conduit à une baisse constante de la performance. Donc baisse de performance = plus de temps requis pour faire une tâche = perte de temps

7. Apprendre à atteindre ses objectifs : la méthode smart

Si vous êtes coincé sur un dossier ou complètement débordé par ce dernier, utiliser la méthode S.M.A.R.T (intelligent en anglais). Pour maximiser vos chances de succès sur un dossier la méthode S.M.A.R.T est particulièrement efficace et apporte une structure tout au long du projet que vous aurez à traiter.
La méthode SMART est un concept relativement nouveau. En 1981, George T. Doran, consultant et ancien directeur de la planification d’entreprise pour Washington Water Power Company, a publié un document intitulé «Il existe une manière intelligente d’écrire des buts et des objectifs de gestion ». Dans ce document il présente la méthode SMART comme un outil pour créer des critères visant à améliorer les chances de réussir dans l’atteinte d’un objectif.

S pour Spécifique
M pour Mesurable
A pour Accessible/Attractif
R pour Réaliste
T pour Temporel

la méthode SMART pour atteindre ses objectifs et gérer son temps de manière optimale

C’est une excellente manière de garder sa motivation dans l’atteinte de ses objectifs. Par exemple, vous devez boucler une présentation powerpoint avant vendredi.
C’est un objectif spécifique et mesurable : finir le dossier pour vendredi
Il est accessible et réaliste : supprimer les taches inutiles, prendre des pauses pour être plus performant, gérer les priorités….
Il à également une deadline, vendredi!

8 – Ne pas confondre vitesse et précipitation

Par moment on souhaite gagner beaucoup de temps en faisant quelque chose. Mais le fait de vouloir le faire vite peut nous faire perdre beaucoup de temps. Prenons un exemple tout simple, vous êtes en retard à un rdv important. Vous prenez le périphérique et vous roulez à vive allure pour gagner le plus de temps possible. Mais voila vous n’aviez pas vu la police à moto qui vous arrête pour excès de vitesse. A vouloir gagner du temps vous avez finit par en perdre et louper votre rdv ! Pour le temps c’est en quelque sorte un peu la même chose, quand on veut aller trop vite, parfois on perd du temps. Posez vous réellement la question : est ce que c’est nécessaire de vouloir gagner à tous prix du temps ? A vouloir être trop parfait ou en devient imparfait !

Prenez donc votre temps pour accomplir de nouvelle tâches, un nouveau dossier ou de nouvelles responsabilités. A vouloir trop en faire et trop vite, vous risquerez peut être de vous brûler les ailes !

Et vous que faites-vous pour gérer votre temps ?

N’hésiter pas à laisser vos commentaires et à partager !

À votre santé

niko

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